最近参加したMTGの、良かった点、悪かった点をまとめてみました。自分が主催者になった時は同じ間違いを犯さないようにしようと思います。
まずは良かった点から。
図を適切に利用している。文字でびっしりしていない
説明するまでもなく、文字ばっかりよりは、図があった方が絶対理解しやすい。
ホワイトボードで話の流れや決定事項をメモしている
役割分担があいまいなMTGでは、個々がメモするだけで決定事項が共有されなくて後から行き違いが起きやすい。頼まれなくても、誰かが率先してホワイトボードに書くと、こういう間違いは起きない。
パワポを印刷した資料も用意する
エンジニアの集団にいるとみんなパソコンを熟知していると考えがちだけど、実際の仕事の現場ではワードすらあまり使えない人もよくいる(そういう人に決定権があることもよくある)。紙に印刷した資料を用意することはとても重要。
次は悪かった点です。
説明が早口すぎる
事前打ち合わせにいた人ですら早すぎると感じるってことは、初見の人たちはもっとそう思ってるはず。適切な早さを心がけよう。
周り(の理解度)を見ていない
一方的に話すだけで周りを見ていない。みんなきょとんとしているのに一人だけどんどん説明を続けている。早口と合わせて気をつけよう。
資料を当日に完成させるから予め考えを深めておくことができない
内輪の打ち合わせならまだしも、顧客先に持っていく資料を当日見せられると、こっちですら初見の情報が多くて戸惑ってしまう。その結果、MTG中にいい意見を言うことができない。
MTGの資料を準備していないから急遽ブレスト、みたいなMTGになっている
何を決めるのかもあいまいなまま意見だけ募集したって意見の言いようがない。
スライドをころころ動かすと前後関係がよく分からなくなる
見ている側は、今スライドが後ろに動いたのか前に動いたのか分からない。ころころ動かさない、動かすときは前後関係を口頭で伝える、等の工夫が必要な気がする。
どこを読んでいるのかが分かりづらい
「ここの図」、「あっちの図」みたいな指示だけではどこを指しているのか分かりづらい。ポインタを使うとか、適切に場所を指示する必要がある。
最初に全体の流れを言わないから今から何を話すのか、今の論点は何なのかが分からない
各スライドについてつらつらと説明しているけど、何を論点として説明しているのかが分からない。「これから○○について説明します」的なことを先に周知させた方がよい。
要求されることが分かっている情報を事前に用意していない
言われてからあわててブラウザで見せている。見せる必要がありそうなものは事前に資料として用意しておく。いちいちブラウザを開いたり、他のファイルを開いたりするのは時間の無駄になる。
書記が全ての意見をメモしない。自分に合う考えのみ拾い上げる
自分の考えに合う意見しかホワイトボードに書かないから、書かれなかった人が不満に思って議論に参加しない → 段々雰囲気が悪くなる、的な流れが起きる。重要視するかどうかは別として、書記は全ての意見を書かないと意味がない。
MTG主催者のやりたいことはMTG前に決まっていて、みんなの意見を聞くMTGではなく、自分の意見を説明する、ゴリ押しするMTGになってしまっている
自分の意見の説明会になっていないか、他の人は本当に納得しているのか注意する必要がある。
MTGは主催者も参加者も全員が準備していないとうまくいかないのに、参加者が主催者の準備不足ばかりを指摘する
参加者側も、資料を見て事前に考えを深めておくと当日良い意見が出やすい。MTGは全員が協力しないといい結果はでない。
MTGの終わりの時間を決めずにだらだら続ける
MTGの終わる時間をMTG開始時に決めなかったり、MTGで決めることを事前に連絡せずに思いついた議題をだらだら検討し続ける。参加者としては終わりが見えなくてすごく苦痛。おおよその目安でもいいから最初に終了時間を伝えた方が良い。
論外中の論外。以下の行動を取るやつはくそ中のくそ。
MTGに途中で参加する・途中で抜ける、MTG中に電話に出る(携帯をいじる)・関係ないWebページを見ている・関係ないPJのメール作成をやってる。
ご意見・ご感想がありましたら、@ts_3156まで何でもご連絡ください(^_^)ノ
