Googleが公開しているre:Work - Guide: Shape the candidate experienceのざっくり翻訳です。
ざっくりなので、ところどころ意訳があります。また、翻訳の間違いがある可能性もあります。正確な情報を知りたい場合は原文をご確認ください。
候補者の応募体験を形作る
候補者にポジティブな印象を持ってもらうことで、面接の満足度を向上させ、候補者の最終意思決定に良い結果効果を与えることができるようになります。
イントロダクション
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Introduction
グーグルは、「候補者の応募体験」を、候補者が採用応募の申し込みをメールで行ってから、オファーの電話を受け取るまで、のすべてを含んだものとして定義しています。
グーグル内部の研究では、面接プロセスの中でも特に面接者が、採用プロセス全体における候補者の満足度を左右するもっとも大きな要素の一つであり、この要素によって、候補者がオファーを承諾するか否かも決定されるという結果がでています。また、グーグルでは、採用プロセスの長さも、候補者の応募体験を左右する主要な要素であるということが分かっています。グーグルの採用チームは、面接プロセスを楽しいものにし、すべて候補者の応募体験を改善するために、日々努力しています。その努力の結果として、面接の結果落ちてしまった候補者の80%が、その後もグーグルに応募することを勧めるという結果がでています。
満足のいくコミュニケーションから、最新の情報の提供まで含めて、採用プロセス全体を通して候補者にポジティブな経験を与えることは、あなたの会社へ、才能ある候補者を惹きつけ、よい印象を与えることとなるでしょう。
素晴らしい候補者と心を通わせる
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Reach out to great candidates
素晴らしい候補者と出会った時、あなたはどのようにして彼らと心を通わせますか？ 最初のコンタクトは、信頼関係を構築する上で重要な要素です。それは、採用プロセス全体だけでなく、オファーし入社することになったときの期待値も含めて、です。
グーグルの採用チームは、たった数分間でも候補者とのコミュニケーションに時間を使うことで、候補者がどのような体験をするのか、候補者が会社全体をどのように見なすのかに追加の影響を与えることになると認識しています。
左の人のセリフ(普通のサービス)
リクルーターが私に電話をかけてきた時、彼女は質問のリストを読み上げているようでした。彼女は私の発言にあまり注意を払っていないようでした。
右の人のセリフ(素晴らしい体験)
リクルーターが私に電話をかけてきた時、彼女はとても素晴らしい対応をしてくれました。彼女は応募職種について説明をし、私のバックグラウンドについて質問をしてくれました。彼女はとてもよく考えられた質問をしてくれたので、私のレジュメを時間をかけて深く読んでくれたという印象を受けました。
候補者に面接の準備をしてもらう
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Prepare candidates for the interview
ある研究では、候補者に対して何を期待しているのか、面接のためにどのような準備をすればよいのかを知らせておくことで、候補者が採用プロセスを公平なものであったと認識する手助けとなるという研究結果がでています。
グーグルでは、面接前の諸連絡をシンプルにすることで、候補者が面接に集中することを手助けする取り組みも行っています。採用チームは、次のような情報をメールにまとめて記載し候補者に送っています。
諸連絡の内容
・面接の場所、時間、服装の指定 (候補者は常に知りたいと思っています！)
・指定の場所まで到着した時に何をするべきなのか (受付で手続きを行ってください、その後、お迎えに上がります)
その他
・面接スケジュール：グーグルの面接は候補者に具体的な面接タイミングを指定できないのですが、リクルーターは、なるべく、全体でどれくらい時間がかかるのか、何人の人と会ってもらうのか、ランチや休憩は何時に予定されているのかを伝えるようにしています。
・面接の準備：グーグルのリクルーターは、候補者に対して、面接にどのような準備をして挑めばよいのか、どのような質問をされるのか、どのように最終的な意思決定を行うのかなどのTipsを伝えるようにしています。
面接の時間管理を体系化する
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Structure your time
候補者が面接の場所に着いた時、グーグルが彼らを評価するだけでなく、彼らもグーグルを評価しています。リクルーターと面接者は、グーグルの魅力と、グーグルはいかに働く場所として素晴らしいのかを候補者に伝えたいと思っています。究極的には、たとえ候補者がオファーを得ることができなかったとしても、候補者が面接を終えた後に、質問にはうまく答えることができ、紳士的で公平に扱われたという感想を持ってほしいということです。すべての候補者は、いつか再応募することができますし、あなたの会社を知人に勧めることもできます。良いニュースは早く伝わりますし、悪いニュースはもっと早く伝わります。
下記の図は、候補者と面接者の両方の時間を最大限有効活用するために、グーグルがどのように面接を体系化しているのかを表したものです。
面接の体系化に加えて、素晴らしい面接の経験をしてもらうために、グーグルは下記の取り組みを行っています。
・候補者のバックグラウンドと興味に合うように面接者を準備する
・候補者に職場を見てもらう
・会社、カルチャー、チームを知ってもらうための時間を用意する
・候補者からの質問のために追加の時間を用意する
誰を採用するのかを決定することは、あなたの会社にとって大きな意思決定です。それと同じように、オファーを承諾することは、候補者の人生にとって大きな出来事です。このことを忘れないでください。
面接の最中と面接の後にコミュニケーションをとる
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Communicate during and after the interview
グーグルの採用チームは、採用プロセスが予定よりも長引いた時であっても、候補者とオープンで継続的な連絡を取り続けます。候補者が採用プロセスを理解していなかったり、あなたの会社が候補者に興味を持っていないと思われたせいで、素晴らしい候補者を採用し損なうことを避けるためです。グーグルは、候補者に、採用プロセスをよく理解してもらい、公平に扱われたという実感を持ってもらい、一個人として組織と結び付いていてほしいと考えています。
上記のような目的を達成するために、リクルーターは、採用プロセス全体を通して下記の要素に焦点を当てています。
・親しみやすい話し方。シンプルで、理解しやすく、的を射たコミュニケーションを取りましょう。自分で電話をする際は、友達のように名前で相手のことを呼ぶようにしましょう。あなたが率直に人間味を持って接することで、候補者はあなたのことを正しく理解してくれるでしょう。
・例：キムさん、こんにちは。 グーグルのSite Reliability Engineering teamへの応募ありがとうございます。採用委員会は現在あなたの応募をレビューしているところです。結果が分かり次第、すぐにご連絡します。
・タイムリーであること。採用プロセスで何か結果が出た場合はすぐに候補者と連絡を取りましょう。
・例：ジョゼさん、こんにちは。面接結果の件でお知らせがあります。ようやく面接者からのフィードバックがすべて集まりました。その結果、あなたの先日の面接結果は合格となりましたので、お知らせいたします。
・正直に伝えること。伝える内容がポジティブとネガティブのどちらであろうと、常に真実を伝えましょう。最終的には、これが候補者にとってもっとも良い結果となります。
・例：採用マネージャーのベスが他の候補者の面接で立て込んでおり、まだあなたの応募に目を通せていません。来週には結果をお伝えします。
候補者に対して、合格 / 不合格 の通知を行う
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Accept and reject candidates
合格の連絡
候補者が応募職種に対して適切な人材であることが分かりました。この時、あなたはどのように候補者に対してこのことを伝えますか？ グーグルでは、リクルーターは、候補者に応募職種へのオファーを伝える電話をかけます。この電話の後に、オファーレターの送付、オファー詳細の連絡、メールに添付する形での書類の送付を行います。さらにリクルーターは、採用マネージャーと面接者にこの結果を伝え、候補者が採用に至ったことへの感謝の気持ちを伝えます。
不合格の連絡
ある研究では、候補者に不合格の連絡を行う時、どのように採用意思決定が行われたのかを説明することで、候補者にとってよりポジティブな印象を与えることになるという結果が示されています。
候補者の面接体験を測定する
re:Work - Guide: Shape the candidate experience > Measure candidate experience
採用プロセスにおける候補者の面接体験をより良く理解し測定するために、グーグルは、候補者がオファーを得るかどうかに関係なく、採用選考後にアンケート調査を候補者に送付しています。採用チームは、このアンケート結果を、採用プロセスを修正し、何がうまくいき何がうまくいかなかったのかを把握するために利用します。候補者からのフィードバックを集め、採用プロセスを修正することで、グーグルは、候補者の面接体験を常に改善し適応させ続けています。
採用チームは、候補者の記憶がまだ新しいうちにフィードバックを書いてもらうために、できるだけ採用結果の連絡から間が空かないうちにフィードバックを送ってもらうよう候補者へリクエストするようにしています。アンケート内の設問は行動に着目したものになっています。例えば、「リクルーターは満足のいくものでしたか？」ではなく、「連絡頻度は満足のいくものでしたか？」という設問です。こうすることで、フォローアップのアクションを明確にすることができます。
参考リンク
re:Work - Guide: Shape the candidate experience
re:Work - Guide: 委員会方式による採用意思決定
re:Work - Guide: 候補者の応募体験を形作る
